Főbb változások az elektronikus számlák terén

Mint az köztudott az elektronikus számla a hagyományos számlák praktikusabb és gyorsabb formája, amivel nem csak pénzt, de időt is megtakaríthatnak a vállalkozók. De pontosan mitől is lesz egy számla elektronikus számla? Mi az az időbélyeg? Hogyan kell megfelelően megőrizni a számlákat? Mindenre választ kaphat cikkünkben, melyben alaposan körül járjuk az elektronikus számlák útvesztőjét. Tartsanak velünk!

Mitől elektronikus egy számla?

Az elektronikus számla egy olyan számviteli bizonylat, mely elektronikus jelek formájában tartalmazza a kiállított számla minden adatát. Természetesen az elektronikus számlát mindig digitális úton kell előállítani és befogadni is, mindamellett biztosítani kell a számla eredetiségének hitelességét is. Erre vonatkozóan az Áfa törvény két olyan eljárást is nevesít, mellyel az elektronikus számla eredetiségét és sértetlenségét[a] vizsgálhatjuk, ezek a következők:

EDI (elektronikus adatcsere) rendszer:

Az EDI alatt értjük a szigorúan strukturált üzleti adatok automatikus átvitelét a vállalati számítógépes rendszerek között. Legfontosabb ismertetőjegye az adatcsere integrációja, melynek köszönhetően nincs szükség manuális beavatkozásra, ez pedig számos előnyhöz juttatja a felhasználót. Alkalmazását tekintve az elektronikus számlák valós időben kerülnek feladásra, és azonnal feldolgozhatóvá és ellenőrizhetővé válnak.

Minősített elektronikus aláírás:

Az elektronikus aláírás nem függ a számla formátumától, mely leggyakrabban PDF, de elhelyezhető már fájlformátumokon is mint, például XML. A PDF formátumban előállított számla önmagában arra tökéletes, hogy garantálni tudja a számla olvashatóságát, azonban ez még kevés, ahhoz, hogy egy számla hitelességét és eredetiségét igazolni tudjuk, épp ezért szükség van digitális aláírásra. A PDF formátumnak köszönhetően, nem csak a számla képét tudjuk megtekinteni, de könnyebben hozzáférhetünk a számlaadatokhoz is. Ehhez arra van szükség, hogy csatolásra kerüljön egy leggyakrabban XML, CSV formátumú adatállomány is. Ha az online számlaadat-szolgáltatáshoz használt séma alapján készült el a tájékoztatásként a számla mellett megküldött XML dokumentum, akkor az nagyban megkönnyíti a számlaadatok a befogadó oldalán történő feldolgozását. Azonban fontos megjegyeznünk, hogy ha a számlán bármilyen utólagos módosítást eszközölnek, akkor az aláírás már nem rendelhető hozzá és elveszti hitelességét. Minősített elektronikus aláírás tanúsítványhoz egy hitelesítő szolgáltatón keresztül juthatunk hozzá. Az Áfa törvény ugyan nem nevesíti a fokozott biztonságú aláírást, azonban ennek ellenére az eredet hitelességére és az adatforgalom sértetlenségére vonatkozó feltételnek megfelelően fogadható csak el a fokozott biztonságú aláírással ellátott számla, melyről bővebben kitérve az eIDAS [b] Rendeletben tájékozódhatunk.

A fent említettekre vonatkozó rendeletek és törvények:
[a] Áfa tv. 175. § (2) bekezdés.
[b] A belső piacon történő elektronikus tranzakciókhoz kapcsolódó elektronikus azonosításról és bizalmi szolgáltatásokról, valamint az 1999/93/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló 2014. július 23-i 910/2014/EU európai parlamenti és tanácsi rendelet.

Elektronikus számla archiválása

Az Áfa törvény előírásainak megfelelve, elektronikus okiratot kizárólag elektronikus formában őrizhetünk meg. A számviteli törvény[c] szerint a számlákat olvasható formátumban 8 évig kell tárolni. Abban az esetben módosíthatunk az elektronikus okirat formátumán, ha az eredet hitelességét és az adattartalom sértetlenségét továbbra is biztosítani tudjuk. [d] Fontos, hogy az elektronikus számlákat oly módon kell megőrizni, mely védi a dokumentumot a törléstől, szándékos vagy véletlen megsemmisítéstől, utólagos módosítástól és sérülésektől, nem utolsó sorban pedig kizárja a jogtalan hozzáférést.

Alkalmazható megoldások

Ahhoz, hogy a megőrzésre kötelezett dokumentumok, jelen esetben elektronikus számlák értelmezhetőek és olvashatóak maradjanak, szükség lesz egy megfelelő szoftver- és hardverkörnyezetre. A megőrzés technikájának biztosítani kell az adattartalom változatlanságát és értelemszerűen a hosszú távú megőrzését. A célnak megfelelnek az egyszer írható optikai adathordozók is, de jóval hatékonyabb és biztonságosabb megoldást nyújtanak az archiválási rendszerek. Utóbbiaknál kialakítható zárt rendszerű megőrzés, mely lényegében annyit tesz, hogy az elektronikus dokumentum úgy kerül megőrzésre, hogy azt közben sem módosítani sem törölni nem lehet. Az archiválás gyakoriságát illetően a jogszabályban foglaltak szerint, végezhetünk napi, havi, de akár negyedéves és éves archiválást is. Dokumentumainak tárolásában és azok biztonságos megőrzésében segítségére lehet az OpenKM Tartalom Menedzsment szoftvere, melyről bővebben itt olvashat: https://www.openkm.hu/hu/dokumentum-menedzsment.html

A fent említettekre vonatkozó rendeletek és törvények:
[c] Számviteli törvény 169.§, ellenőrzését a NAV végzi Szt. 170. §
[d] Áfa tv. 179. § (2) bekezdés

Időbélyeg! Szükséges vagy nem?

Az időbélyeg nem más, mint egy digitális dátumbélyegző, melyet a digitális dokumentumok aláírásával együtt használunk, ezáltal igazoljuk, hogy az aláírás időpontjában a dokumentum már létezett. Az időbélyeg tartalmazza a szolgáltató által szolgáltatott pontos időpontot (év, hó, nap, óra, perc stb.) A hitelesség érdekében az időbélyegeket egy hiteles időbélyeg szolgáltatótól kell megvásárolni és egy algoritmus segítségével a dokumentumhoz rendelni. Ennek folyamata egyszerű és egy megfelelő szoftver által teljesen automatizálható is. Hozzárendelése történhet számítógépen és hálózati szerveren keresztül is, attól függően, hogy hol keletkeznek a dokumentumok. A NAV álláspontja szerint, az elektronikusan aláírt számlák esetében már nincs szükség időbélyegre. De a fent említettekre való tekintettel érdemes befektetni és megvásárolni az időbélyeget, így nem merülhet fel kétség a dokumentum időbeliségét illetően.

Papíralapú számla elektronikus archiválása

Abban az esetben, ha az elektronikus számlákat (például e-mailben továbbított PDF számla), kizárólag papíralapon őrizzük meg, akkor az Áfa törvény előírásának [e] nem megfelelően járunk el, ami miatt az adóhatóság az Art. [f] rendelkezése értelmében[g] mulasztási bírságot szabhatnak ki ránk. Melynek megállapítása során figyelembe veszik az adóigazgatási rendtartásról szóló törvényben meghatározott méltányosági eljárás alapelveit [h] is. A körülmények mérlegelése után az adóhatóság a mulasztás súlyához képest megállapítja a bírság mértékét, illetve mellőzheti is annak kiszabását [i]. A papíralapú számlák esetében a megőrzési kötelezettség elektronikusan is teljesíthető, ha digitalizáljuk őket és megőrizzük azok elektronikus állományát. A digitalizált számla megőrzésével teljesíthetjük a számlamegőrzésre vonatkozó szabályokat, ezáltal az eredeti papíralapú számlára már nem lesz szükségünk. Elektronikus archiválásakor a következőket kell figyelembe vennünk (a teljesség igénye nélkül):

• biztosítani kell a képi vagy tartalmi egyezőséget
• másolatkészítés ideje
• másolatkészítő rendszer megnevezése
• papíralapú dokumentum megnevezése és annak fizikai méretei
• hitelesítő záradék elhelyezése: „Az eredeti papíralapú dokumentummal mindenben megegyező.”

A fent említettekre vonatkozó rendeletek és törvények:
[e] Áfa tv. 179. § (2) bekezdése
[f] Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény
[g] Art. 220. § (1) bekezdése
[h] Az adóigazgatási rendtartásról szóló 2017. évi CLI. törvény 5. §-a (Méltányos eljárás elve) értelmében Az adóhatóság köteles méltányosan eljárni, és ha a törvényben meghatározott feltételek fennállnak, az adótartozást mérsékli, illetve fizetési könnyítést engedélyez.
[i] Art. 237. § (1)-(2) bekezdései.