DINAMIKUS HOZZÁFÉRÉS BÁRMIKOR BÁRHONNAN

Minden OpenKM-ben tárolt információ bármikor elérhető, a világ bármely pontjáról.

HATÉKONY KERESÉS, GYORS TALÁLAT

Ha 1 dolgozó akár csak heti 3 munkaórát tud megtakarítani a szükséges információk hatékonyabb megtalálásával, akkor ez éves szinten (2 ezer forint/óra teljes bérköltséggel, és 52 héttel számolva) több, mint 310 ezer forint. 5 fő esetén ez már a másfél millió forintot is meghaladja! 5 fő az OpenKM igénybe vehető legkisebb licenc száma! Nem csak időt (és pénzt) takarít meg, hanem az adatok minősége is jobb lesz.

ADATBIZTONSÁG, GDPR MEGFELELÉS

Amikor valaki véletlenül, vagy rosszhiszeműen töröl egy fontos dokumentumot, vagy annak tartalmát (szerződések, know-how-k, folyamatok, munkaügyi értékelések, értékesítési ajánlatok, árlisták, ügyfélanyagok stb.), akkor azok helyreállítása, vagy újraelkészítése indokolatlan nagy terhet ró a csapatra. A dokumentumkezelő rendszerek csökkentik az ilyen jellegű, nem megfelelőségekből eredő kockázatokat is.
Az OpenKM az életciklus menedzsment segítségével biztosítja, hogy a dokumentumok a jogszabályokban meghatározott ideig rendelkezésre álljanak, ezután pedig a beállított automatizmus segítségével bizonyított módon kerülnek megsemmisítésre az érzékeny adatok.

REND A TÁROLÁSBAN, NINCS ELVESZETT DOKUMENTUM

Egy OpenKM bevezetés során az adott területen felmérjük a releváns dokumentumokat, és meghatározzuk azok tárolási és hozzáférési szabályait. Ezáltal az információk átlátható rendjét hozzuk létre, hogy a lehető leggyorsabban a felhasználók rendelkezésére álljanak. A dokumentumok többféle keresési logikával is elérhetőek, így az esetleges hibás archiválást követően is megtalálhatók maradnak a rendszerben.

FELMONDÁS, HELYETTESÍTÉS, ÚJ KOLLÉGA

MUNKATÁRS CSERE. Amikor a cégtől elmegy egy régi munkatárs, akkor gyakran előfordul, hogy a maradók és az új kollégák nehezen találják meg, hogy mit és hova mentett az illető.
BETEGSÉG / SZABADSÁG. Amikor egy kulcsember vagy területi szakértő lebetegszik / szabadságon van, akkor a folyamatokat át kell szervezni, különben azok elkezdenek akadozni.

AUTOMATIKUS FOLYAMATOK, EGYÜTTMŰKÖDÉS, HATÉKONYSÁG

Henry Ford óta tudjuk, hogy az uniformizálás növeli a termelékenységet. Azonos feladatokat azonos módon elvégezve mindig az elvárt eredményt kapjuk. Az OpenKM workflow megoldás segítségével biztosítható az ügyviteli folyamatok tervezett, átlátható, hatékony működése.

ÉRINTKEZÉS MENTES KAPCSOLATTARTÁS

Partnerünk, egy jónevű könyvelő iroda részben vagy teljesen home office módon működik, alkalmazkodva az aktuális helyzethez. Az ügyfelek az OpenKM biztosította biztonságos csatornán keresztül személyes érintkezés nélkül juttatják el a könyvelési és munkaügyi dokumentumokat az iroda dolgozói részére.

HA NINCS KÁR AZ TISZTA HASZON!

Egy partnerünk a nagy mennyiségben, papír formában beérkező számlákat fizikailag juttatta el az igazolókhoz (raktárvezetők, területi vezetők, stb.). Tőlük a teljesítést igazoló szignóval, változó határidővel, sokszor a lejárati dátum után kapták meg könyvelésre a pénzügyes kollégák. A cégnek így gyakran kellett kisebb nagyobb késedelmi kamatot fizetnie. Az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésével a számla jóváhagyási folyamat is digitális alapokra került. A workflow használatával sikerült feltárni és folyamatosan riportálni a késedelmes jóváhagyókat. A management szankcionált, vagy módosított a munkaterhelés elosztásán, aminek eredményeként a késedelmi kamat fizetés a korábbi 10%-a alá esett!

A PAPÍRMENTES IRODA EGY KIS GESZTUS A JÖVŐ GENERÁCIÓI FELÉ

A papírmentes iroda az egyik leghasznosabb példája annak, hogy a digitalizáció milyen pozitív hatással van a környezetre és, hogy milyen jelentős üzleti teljesítményelőnyökkel is jár. A papír költséges, nem hatékony, és egyre szükségtelenebb. Már a jogi szabályozások is alkalmazkodnak a technológiai fejlődéshez és köszönhetően a könnyen használható papírmentes technológiáknak, egyre szélesebb körben terjednek el a digitális DMS-ek. Végül, de nem utolsó sorban, a papírmentes iroda csökkenti a szénlábnyomot!