elválasztó

Távmunka és dokumentumkezelés

A távmunka, avagy „home office” egyre népszerűbb a vállalatok körében, kivéve természetesen ez alól azokat a munkaköröket, amelyek fizikai jelenlétet igényelnek például: építőipar, kézműipar, vendéglátás stb. Az otthoni munkavégzés minden vállalkozás számára elérhető lehet és kialakítható úgy, hogy az a résztvevő felek (vállalat és a munkavállaló) szempontjából egyaránt előnyös legyen. – Tekintettel a Corona vírusra számos országban az otthoni munkavégzés vált az elsődleges munkaformává. A „home office” megfelelő körülményeinek megteremtése azonban alapos tervezést és előkészítést igényel, amelyről a cikk további részében olvashat bővebben. –

Tervezés és megvalósítás

Amennyiben szeretné a távmunka minden előnyét kihasználni és lehetőség szerint elkerülni, vagy minimalizálni az ezzel járó kellemetlenségeket, akkor kövesse az alábbi lépéseket:

A távmunka előnyei

Az otthoni munka számos előnnyel rendelkezik, amely vonzó lehet a vállalatok és az egyének számára is.

A TÁVMUNKA ELŐNYEI A CÉG SZEMPONTJÁBÓL

ELŐNYÖK A MUNKAVÁLLALÓ SZEMPONTJÁBÓL

Dokumentumkezelés távmunka esetén
HOZZÁFÉRÉS
Az OpenKM, mint elektronikus dokumentum és iratkezelő rendszer garantálja, hogy csak olyan felhasználók léphetnek be a rendszerbe, akik megfelelő felhasználónév-jelszó párossal rendelkeznek. Továbbá a rendszeren belüli hozzáférés szigorítható például: profilbeálltások vagy egyéb tartalom (mappa, dokumentum, email, csatolmány) beállított jogainak megfelelően is. Az érzékeny tartalmak titkosíthatók és szigorúbb biztonsági beállításokat tehetünk rájuk vonatkozóan. – Azaz, az OpenKM-el, akár dokumentum szinten meghatározható, hogy ki férhet hozzá és azt milyen szinten teheti pl. olvashatja, szerkesztheti, törölheti. –

FELADATOK, FOLYAMATOK
Az OpenKM által biztosított fejlesztői eszközök segítségével a szervezet kibővítheti a rendszer funkcióit, például létre hozhat egy portált az ügyfelek vagy beszállítók részére, akik ezen az egyedi felhasználói felületen keresztül érhetnek el bizonyos dolgokat. További előnye, hogy lehetővé teszi az üzleti folyamatok definiálását és korszerűsítését különféle funkciók révén pl. automatizálás, workflow-motor, Zone OCR (karakterfelismerés). Ezek az eszközök garantálják a feladatok teljesítését, mindamellett, hogy lehetővé teszik a jogi és jogszabályi megfelelőséget. Olyan bonyolultabb feladatok megszervezését, amelyekhez több felhasználó összehangolt együttműködésére van szükség (mint például projektek vagy online találkozók), az OpenKM feladatkezelője teszi lehetővé.

KOMMUNIKÁCIÓS LEHETŐSÉGEK
A távmunka egyik legnagyobb nehézsége talán az alkalmazottak közötti kommunikáció és koordináció megszervezése, ami bonyolultabbá válik, hiszen nem minden munkavállaló tartózkodik egyszerre az irodában. Ezt a problémát azonban az OpenKM-mel könnyedén kiküszöbölhetjük, hiszen számos kommunikációs eszközt biztosít, mint például: online chat – hagyományos chat alkalmazás jegyzet funkció – megjegyzést csatolhatunk pl. egy dokumentumhoz fórum – lehetőséget ad bizonyos témakörök megvitatására. Arra is felhasználhatjuk, hogy kérdéseket tegyünk fel, vagy javaslatokat adjunk mások számára. Wiki – tisztázhatjuk a dokumentumhoz kapcsolódó forrásokat és a bibliográfiát, amellyel dolgoztunk. kapcsolat – a feltöltött tartalmak között összefüggési kapcsolatokat is definiálhatunk pl.: kétirányú, szülő-gyermek, csoport vagy egyéni.

VERZIÓKEZELÉS
Az OpenKM verziókezelten tárolja a fájlokat, ami azt jelenti, hogy bármely tartalom módosítása esetén egy új verzió keletkezik az előző pedig az előzményekben továbbra is elérhető lesz, szükség esetén pedig visszaállítható. – További előny, hogy a dokumentum különböző verzióit könnyedén összehasonlíthatjuk, hiszen a rendszer automatikusan kiemeli a két dokumentum tartalma közötti eltérést.-

KERESÉS
A rendszer beépített keresőmotorja rengeteg eszközt biztosít arra vonatkozóan, hogy a szükséges információkat könnyedén megtaláljuk. Kereshetünk név, cím, kategória, kulcsszó, kiterjesztés, szerző, dátum, mappa, tartalomtípus és még metaadat alapján is, vagy akár a dokumentum tartalma szerint, hiszen a szövegkinyerő modul segítségével a fájl minden szavát felismerhetjük. Az OpenKM használatával a távmunka kellemetlenségei minimálisra csökkenthetők és a vállalat, valamint a munkavállaló számára egyaránt előnyös megoldást tesz lehetővé, köszönhetően a fentebb felsorolt komponenseknek.