10 kérdés, amelyet mindenképpen érdemes feltennie a DMS szolgáltatójának

A papíralapú folyamatok nem csak, hogy időveszteséget jelentenek, de csökkenthetik a vállalat produktivitását is. A dokumentumkezelő rendszerek ezzel szemben hatékony módszert biztosítanak az iratok rendszerezéséhez. A szervezet számára ideális DMS rendszer megtalálása azonban nehéz feladat lehet. Ez a folyamat gyakran sok kutatást igényel, melyet az alábbi kérdések figyelembevételével lényegesen leegyszerűsíthet. Nézzük meg tehát azt a tíz kérdést, amelyet érdemes feltennie a DMS-szolgáltatójának:

MI AZ A DOKUMENTUMKEZELŐ RENDSZER?

A dokumentumkezelő rendszer egy olyan elektronikus iratgyűjtő rendszer, amelyet a szervezet a papíralapú és digitális dokumentumok rendszerezésére használhat. Szkenner segítségével könnyedén feltöltheti az összes kinyomtatott dokumentumot, melyhez olyan címkéket és metaadatokat (index adat) rendelhet, amelyek segítenek a fájlok visszakeresésében és rendszerezésében. Mivel a DMS rendszerek beépített keresőmotorokkal rendelkeznek, ezért a felhasználók könnyedén elérhetik a kívánt tartalmat. Továbbá, olyan jogosultságbeállításokat tesz lehetővé, amelyek biztosítják, hogy csak a megfelelő személyek férjenek hozzá értékes információkhoz. A dokumentumkezelő rendszerek néhány alapvető tulajdonsága:

• Lehetővé teszi a kulcsszó alapján történő keresést.
• Különböző hozzáféréssel kapcsolatos jogosultságokat definiálhat.
• Egy ellenőrző felületen keresztül megtekintheti, hogy melyik felhasználó fért hozzá az adott dokumentumhoz.
• Alkalmas a különböző dokumentumtípusok tárolására pl.: emailek, word fájlok, munkapéldányok, pdf-ek stb.
• Támogatja a dokumentumok biztonságos elérését, megosztását és szerkesztését.
• Lehetőséget ad a verziókövetésre. (Régi verziók visszakövethetősége érdekében)
• Felügyelt és biztonságos törlési funkciót biztosít a régi, elavult vagy lejárt dokumentumokhoz.

MELYEK A DOKUMENTUMKEZELŐ RENDSZER LEGFONTOSABB TULAJDONSÁGAI?

Az alábbi kritikus tulajdonságokat kell megvizsgálni a dokumentumkezelő rendszer esetében:

• Biztonság – a választott DMS megoldásnak lehetőséget kell biztosítania, hogy különböző hozzáférési engedélyeket definiáljon a különböző területen dolgozók számára. Ez azt jelenti, hogy meghatározhatja, hogy ki melyik mappához vagy fájlhoz férhet hozzá és hogy azt milyen szinten teheti. (írás, olvasás, törlést stb.)
• Könnyű használat – a megfelelő dokumentumkezelő rendszernek nem szabad túl bonyolultnak lennie. Nehéz megnyerni a munkavállalóink támogatását, ha a szoftver használata túl nehéz.
• Fájlszerkezet – Olyan alkalmazást válasszon, amely könnyen használható fájlszerkezettel rendelkezik, amelyet az alkalmazottak könnyedén megértenek, esetleg hasonlít a jelenleg használt megoldásra.
• Szkennelés – minden említésre méltó dokumentumkezelő rendszer rendelkezik néhány szkennelési lehetőséggel, amelyek segítenek a nyomtatott dokumentumok feltöltésében.
• Keresés – a DMS-nek gyors és egyszerű módot kell biztosítania a fájlok megtalálására. Lehetővé kell tennie a dokumentumok visszakeresését a fájlnév, a fájlon belüli tartalom vagy akár legutóbbi módosítás dátuma szerint is.
• Mobil alapú felhasználói felület – a mai világban nagy a valószínűsége, hogy a munkavállalók egyéb eszközről (mobil, tablet stb.) is szeretnék elérni a dokumentumokat, ezért érdemes olyan dokumentumkezelő rendszert választania, amely különböző eszközöket támogat.

TESTRE SZABOTT DOKUMENTUMKEZELŐ RENDSZERT AJÁNL ÖNNEK A SZOLGÁLTATÓJA?

A dokumentumkezelés nem általánosítható, mivel az Ön által használt és készített dokumentumok lehetnek iparág-specifikusak is. Példának okért egy olyan dokumentumkezelő rendszer használata, amely az oktatási szektorban lévő vállalkozások számára lett kifejlesztve, az Ön vállalkozása pedig a gyártási iparágba sorolható, úgy a rendszer használata inkább akadályozhatja semmint megkönnyíti munkáját. Szolgáltatójának ismernie kell azokat a kihívásokat melyek az adott iparágat érintik és amellyel Önnek szembe kell néznie. Ily módon tud a legjobb megoldás kiválasztásában segíteni. Tehát az szolgáltató, aki képes megérteni az Ön iparágának előnyeit és hátrányait az képes lesz testre szabni egy olyan rendszert is, amely kiszolgálja a vállalkozása egyedi igényeit. Ha egy szoftverszolgáltató nem tud testre szabott megoldásokat kínálni, úgy a rendszer integrálása a jelenlegi üzleti folyamatokba nagyon nagy kihívást fog jelenteni.

VÉGIG SEGÍTENI FOGJA ÖNT A DMS RENDSZER BEVEZETÉSE SORÁN?

Egy dokumentumkezelő rendszer használata önmagában nem elegendő, ha nem az elvárható módon működik. Ahhoz, hogy Ön hatékonyan tudja használni rendszerét, a szolgáltatójának támogatnia kell az új rendszerbe való áttérést a kezdetektől, a migráción át, a program teljes életciklusa során. Még a döntés meghozatala előtt kérdezze meg szolgáltatóját a supportálási (támogatási) lehetőségekről és díjakról. A megbízható támogatás azért elengedhetetlenül fontos mert segít kiküszöbölni és minimalizálni azokat a problémákat, melyek megakadályozhatják, hogy a dokumentumkezelő rendszer az üzleti folyamat szerves részévé váljon. – Ahhoz, hogy a dokumentumkezelő rendszer valóban az üzleti élet szerveres részévé váljon biztosítania kell annak folyamatos frissítését, működését, gyors hibaelhárítását és a felhasználók megfelelő oktatását. Ezekre a tényezőkre egy jó szolgáltató nagy hangsúlyt fektet, hiszen tudja, hogy a siker kulcsa a felhasználók támogatásán és együttműködésén alapszik, melyet csak is stabil és jól működő rendszerrel lehet elérni. –

A KÍNÁLT DMS INTEGRÁLHATÓ A JELENLEG HASZNÁLT SZOFTVEREKKEL?

Vállalkozása bizonyára már most is használ olyan szoftver rendszereket, amelyek megkönnyítik a mindennapi működést. Fontos, hogy az új rendszer bevezetése ne generáljon felesleges redundanciát és ne kelljen a korábbi megoldásokat teljes egészében elvetni. Éppen ezért a választott dokumentumkezelő rendszernek tudnia kell zökkenőmentesen integrálódni a szervezet más létfontosságú rendszereivel.

MILYEN DOKUMENTUMKEZELÉSI PROBLÉMÁKAT OLD MEG A SZOFTVER?

A dokumentum menedzsment kifejezés többet jelent, mint egy szoftver megvásárlása és annak telepítése. Gondoskodnia kell róla, hogy olyan megoldást kapjon, amely megfelel az Ön dokumentumkezelési igényeinek. A megoldandó kérdések és problémák azonosítása érdekében konzultáljon alkalmazottjaival, hogy milyen nehézségekkel szembesülnek a napi munkavégzés során. Egy dokumentumkezelő rendszernek:

• Lehetővé kell tennie az alkalmazottak számára, hogy követhessék a szervezet dokumentumkezelési irányelveit.
• Biztonsági mentést kínál a papíralapon tárolt dokumentumokról.
• Könnyebb archiválást és gyorsabb visszakereshetőséget ad.
• Lehetővé teszi a munkavállalók közötti biztonságos dokumentum megosztást.
• Garantálja, hogy csak a hitelesített személyek férhetnek hozzá a fájlokhoz.

A DROPBOX EGY DOKUMENTUMKEZELŐ RENDSZER?

A Dropbox egy felhőalapú dokumentumtároló és szinkronizáló alkalmazás, melyet általában a fájlok megosztására és kollaborációra használnak. Ez egy egyszerű módja annak, hogy automatikus biztonsági másolatot készítsen dokumentumairól és szinkronizálja munkáját az összes Ön által használt eszközön. Továbbá lehetőséget ad, hogy mappákat hozzon létre, mentsen el vagy éppen osszon meg másokkal, mindezt bizonyos fokú verziókezelés mellett. A jelenlegi frissítések olyan funkcionalitásokat tartalmaztak, amelyek által a Dropbox még inkább hasonlít egy DMS rendszerre. DE, ha Ön egy vállalati szintű fájlmegosztó és kollaborációs eszközt keres, akkor nem a Dropbox a legjobb választás, ugyanis nem a szervezetek dokumentumkezelési céljaira tervezték. Ezáltal nem biztosít olyan szintű biztonságot, integrációt, költséghatékonyságot, verziókezelést és keresési képességeket, mint egy vállalat szintű DMS rendszer.

MI AZ AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMKEZELŐ RENDSZER?

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer egy olyan szoftvermegoldás melynek célja a különböző típusú dokumentumok szervezése és tárolása. Kifejezetten olyan szoftvermegoldásokra utalnak, melyek a papíralapú dokumentumok helyett a digitális dokumentumokat kezelnek.

A SZOFTVER MINDEN SZEMPONTBÓL ILLESZKEDIK AZ ÖN VÁLLALATÁHOZ?

Számos dokumentumkezelési megoldás létezik, a szervezet számára azonban a legjobb megoldás az, amelyik a legfontosabb dokumentumkezelési problémákra képes valamilyen megoldást nyújtani. Íme néhány pont, amelyet emellett még érdemes figyelembe vennie:

• Szervezet mérete – Amennyiben az Ön szervezete nagy, ahol sok alkalmazott van, akkor a választott DMS-nek ehhez igazodnia kell és képesnek kell lennie nagyszámú dokumentum és felhasználó kezelésére.
• Végrehajtott feladatok jellege – nem minden DMS rendszer rendelkezik a vállalkozás feladatainak ellátáshoz szükséges szolgáltatásokkal pl. szkennelés, CAD fájlok megjelenítése, elektronikus aláírás stb.
• IT környezet – A megoldásnak illeszkednie kell az IT részleg képességeihez, vagy egy olyan beszállítót kell választania, aki kiváló műszaki támogatást tud nyújtani és segít a szoftver frissítésében.
• Költségvetés – a DMS kiválasztása során figyelembe kell vennie azt az összeget, amit a vállalata képes és hajlandó a kiválasztott szoftverre, valamint a kapcsolódó licencekre költeni.

AZ IT CSAPATNAK TÖBB BIZTONSÁGGAL KAPCSOLATOS FELADATA LESZ?

A megbízható és jó hírű DMS-beszállító hangsúlyozni fogja a rendszer biztonsági jellemzőinek fontosságát. Ezek a szolgáltatások nélkülözhetetlenek a vállalat tudásának, valamint a vállalat és az ügyfél adatainak külső támadástól való megvédése érdekében. Ne feledje, a folyamatosan változó és fejlődő fenyegetettségek érdekében gyakran kell ellenőriznie és frissítenie a biztonsági beállításokat. Kérdezze meg a lehetséges beszállítót, hogy milyen gyakran adnak ki biztonsági frissítéseket és hogy milyen módon kommunikálják az új frissítések részleteit.

ÖSSZEGZÉS

Nem minden DMS megoldás ugyanolyan és nem minden beszállító képes megfelelő szoftvert és szolgáltatásokat biztosítani az Ön szervezetének. Ez a tíz kérdés segít meghatározni, hogy mely beszállítóval érdemes együtt dolgoznia és hogy melyik DMS megoldás illeszkedik leginkább az Ön igényeihez. Csapatunk örömmel válaszol kérdéseire és segítünk Önnek kiválasztani, megvalósítani az Ön üzleti igényeinek megfelelő dokumentumkezelő rendszert. Vegye fel velünk a kapcsolatot a www.openkm.hu – kapcsolatfelvételi űrlapján keresztül és vitassuk meg igényeit.