Hogyan tudjuk biztosítani a megfelelő információmegosztást a munkacsoportok között?

Csak azok a dokumentumkezelő rendszerek képesek ezt a problémát hatékonyan megoldani, amelyek rendelkeznek „Transmittal modullal” = ”külsős személyekkel való információmegosztásra szolgáló modul” Manapság a vállalatokat érintő leggyakoribb kérdés, hogy hogyan tudnak információkat gyorsan és biztonságosan megosztani. Ma már alapvető igény, hogy információkat tudjunk megosztani külsős cégekkel, a vállalaton belüli különböző részlegek között és ugyanahhoz a vállalathoz tartozó más társaságokkal is.

Az információmegosztás sok esetben döntő fontosságú eleme a projekt sikerének, különösen akkor, ha nagyon sok szereplő működik együtt és ahol a projektdokumentáció gyakran módosul. Szembesülve ezzel a problémával, számos vállalat inkább online rendszereket használ a dokumentumok tárolására és megosztására, ezek közül a legnépszerűbb alkalmazások a Dropbox és a Google Drive.

Ezen eszközök használata megoldja a problémáinkat? Jellemzően a válasz nem. Az ilyen jellegű alkalmazások nem képesek minden dokumentációmegosztáshoz kapcsolódó probléma megoldására, habár az is igaz, hogy még mindig jobb megoldást nyújtanak, mintha egyáltalán nem használnánk semmit. Az első dolog, amit meg kell értenünk, az a probléma jellege, amivel szembe nézünk. Már nem csak a dokumentumok küldéséről van szó, hanem arról is, hogy szeretnénk megbizonyosodni, hogy a címzett megfelelően kapta meg a küldeményt. Leginkább a logisztikai módszerekhez hasonló megoldást keresünk, azaz képesnek kell lennünk minden csomag nyomon követesére a kiindulási pontból egészen a célig, ideértve azokat az állomásokat is, ahol időközben áthaladt.

Tehát a lényeg, hogy minket nem csak az érdekel, hogy egy dokumentumot elküldtünk, hanem az is, hogy az biztonságosan célba ért e. A dokumentumkezelő rendszerek lehetővé teszik a fent leírt probléma megoldását? A válasz: attól függ. Önmagában egy dokumentumkezelő megoldás alkalmazása még nem elegendő az ilyen jellegű problémák megoldására, ehhez kifejezetten olyan megoldásra van szüksége, amely rendelkezik „Transmittal modullal” (magyarul ez annyit tesz, hogy „külsős felekkel való információmegosztásra is alkalmas modul”). A cél tehát olyan megoldást találni, ami alkalmas a különböző felhasználók közötti információ elosztásra és egyben lehetővé teszi számunkra, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy a dokumentumot sikeresen elküldtük. Végül, de nem utolsó sorban az is fontos, hogy idővel bizonyítani tudjuk ezeket az információ küldési és fogadási eseményeket, amelyek akkor nagyon lényegesek, ha félreértések merülnek fel a projekt során.

ESETVIZSGÁLAT

Nézzünk meg egy illusztratív példát az esetről: Képzeljen el egy építőipari vállalatot, ahol különböző részlegek működnek együtt a projekt sikerének érdekében. Az ilyen típusú vállalatoknál sokféle dokumentumot kezelnek, amelyek gyakran változnak pl. tervek, szerződések, projekt módosítások, jelentések stb. A projektben résztvevő embereket azonnal értesíteni kell a legújabb változásokról. Gondoljon csak egy építési terv módosulásának jelentőségére. Éppen ezért lenne olyan fontos, egy olyan alkalmazás használata, amely lehetővé teszi az érdekelt személyek számára, hogy értesüljenek az új dokumentumokról és módosulásokról.

Az információelosztás egy teljesen ellenőrzött folyamat kell, hogy legyen, ellenkező esetben csak további nehézséget fog jelenteni a vállalat számára. Lehetőség van szerepkörök definiálására is, ezáltal biztosítható, hogy mindig van legalább egy információmegosztásért felelős személy. A dokumentumtovábbítás egy egyszerű és gyors folyamat, mely számos előnnyel jár:

• Könnyű megtalálni a megosztandó dokumentumokat.
• A korábban beállított címzetteket és adataikat könnyedén kiválaszthatja a rendszerből.
• A dokumentummegosztás egyszerűsíti a hagyományos küldési folyamatot.
• Gyorsabb kommunikációt tesz lehetővé a stakeholderekkel (érdekeltekkel). Könnyedén továbbíthatjuk nekik a dokumentumok új verzióját.
• Egyszerűen ellenőrizheti, hogy egy dokumentum kivel és mikor lett megosztva.
• Az az építőipari vállalkozás, amelyik használ dokumentumkezelő rendszert, az lehetővé tudja tenni a csapat minden tagja számára, hogy azonnal informálódjanak az esetleges változásokról, módosításokról és új kiegészítésekről. Ez, a projekt sikerének szempontjából elengedhetetlen. Ezáltal elősegítjük a kollaborációt és megakadályozhatjuk az elavult információk felhasználásából eredő károkat.

Az általános dokumentummegosztási jellemzők mellett fontosnak tartjuk kiemelni a következő tulajdonságokat is:

• A megfelelő DMS lehetővé teszi a vállalaton belüli és kívüli felhasználókkal való kommunikációt is. Azok a külső felhasználók, akik nem férnek hozzá a dokumentumkezelő rendszerhez vagy annak moduljaihoz, e-mail értesítés útján kaphatnak linket, amely tartalmazza a szükséges dokumentumokat.
• Lehetőséget biztosít a projekt szempontjából fontos dokumentumok gyors megosztására.
• Végül, a legkritikusabb szempont, a művelet nyomon követhetőségének biztosítása.
• A nyomon követhetőség értékes információval szolgál a vállalatok számára. Ezáltal képesek leszünk arra, hogy tudjuk mikor, ki és kivel osztott meg információkat, sőt még azt is megtekinthetjük, hogy mely dokumentum mely verzióját továbbították és hogy a címzetthez rendben megérkezett-e. Minden egyes ilyen jellegű művelet naplózásra kerül a rendszerben.

Egy dokumentumkezelő rendszer tehát könnyen és hatékonyan tudja megoldani az információmegosztási problémákat és gyakran olyan rendszert is magában hordoz („Transmittal modul”), amely amellett, hogy gyors és biztonságos alkalmas a különböző felek közötti dokumentum szétosztásra.