5 vállalkozási típus, amelynek DMS-re van szüksége

Nincsenek konkrét szabályok arra vonatkozóan, hogy hogyan tegyük sikeressé vállalkozásunkat. Túl sok tényezőt kell figyelembe vennünk, mint például a kereskedelmi háborúk, a piaci fluktuáció és a folyamatosan változó technológiák, de az igazság az, hogy azért mégis létezik egy alapelv, melyet komolyan kell venni: ez pedig a megfelelő szervezés. Egy hatékony vállalkozás működtetése hatalmas felelősségekkel és fontos döntésekkel jár. Azt, hogy vállalkozása virágzik-e, általában az határozza meg, hogy hogyan dönt a vállalat szervezéséről és mennyire sikerül helyreállnia a cégnek egy mélypontot követően. Ez az általános filozófia vezethet a virágzó üzlethez. Hogyan lehet ezt megvalósítani? Az egyik alapvető szervezési szempont, amelyet figyelembe kell vennie, az a vállalat dokumentumainak folyamata.

Honnan tudhatja, hogy vállalata számára előnyt jelentene egy DMS rendszer használata?

Az alábbiakban ötféle vállalkozási típust mutatunk be, amelyek jellemzően nem tudnak róla, hogy dokumentumkezelő szoftverre lenne szükségük. A cikk elolvasását követően Ön képes lesz felmérni, hogy milyen előnnyel járna egy DMS rendszer használata a vállalkozása számára.

KISKERESKEDELEM ÉS E-KERESKEDELEM

Az áruházak és a kereskedelmi üzletek általában jól szervezettek, különös tekintettel a dokumentumok megőrzésére. Ugyanezen elveknek a kiskereskedelemben is érvényesülni kéne, ideértve természetesen az e-kereskedelmi boltokat is. Függetlenül attól, hogy Ön a késztermékeket egyenesen a végfelhasználóknak adja el vagy egy szolgáltatónak, a dokumentumok szervezett tárolása nagy segítséget nyújthat a postai megrendeléseknél, a számlák kezelésénél, a garancia ellenőrzéseknél, valamint az ügyfél adatkezelésnél is. Azaz, egy DMS rendszer használatával nagyobb hatékonyságot érhet el. Arról nem is beszélve, hogy milyen további szolgáltatásokat kaphat és szolgáltathat tovább pl. ügyfél jutalmazási rendszer kialakítása vagy a marketing stratégiába való betekintés.

ÉPÍTŐIPARI CÉGEK

A Kínai Huazhong Tudományos és Technológiai Egyetem Építőmérnöki és Mechanikai karának tanulmánya megállapította, hogy a vizsgált két nagy építtető vállalat, az idejének 59,6%-át pazarolta el az inkonzisztens, helytelen vagy félreérthető dokumentációknak köszönhetően. Ennek legfőbb okai a blokkolt információáramlás és a kollaborációs nehézségek voltak. A vállalkozás méretétől függetlenül az általános vállalkozók, a házépíttetők és az egyéb, szakosodott építési vállalkozók is kezelnek építési terveket, jogi igazolásokat, szerződéseket, költségvetéseket, igazoló dokumentumokat stb. Egy építőipari vállalkozás számára tehát a dokumentumok szkennelése, tárolása és a dokumentumokon végzett folyamatok mindennapi és nélkülözhetetlen feladatok, éppen ezért elengedhetetlenül fontos egy teljesen központosított adattár megléte, amely segít a dokumentumok helyes szervezésében.

SZÓRAKOZTATÓIPAR

A film- és zenestúdiók, a televíziók– és rádióállomások, a kábel TV szolgáltató stb., mind olyan társaságok, melyek több fájlformátummal dolgoznak és a jogi megfelelőség érdekében a dokumentumaikat pontosan nyomon kell tudniuk követni. Jó néhányan közülük figyelmen kívül hagyják azokat az előnyöket, amelyeket egy felhőalapú tárolórendszer vagy egy DMS rendszer tudna biztosítani számukra – mint például optikai felismerés, vízjel, metacímkék stb. – és végül különböző szervezeteket bérelnek fel a dokumentumkezelési problémáik megoldására.

HAJÓTÁRSASÁGOK

Az elmúlt években a tengeri szállítmányozás területén nagyon megnőtt a csalók száma. 2016-ban a világ legnagyobb hajózási társasága a Carnival Corporation 40 millió dolláros bírságot fizetett többek között a nyilvántartások meghamisításáért és a környezetvédelmi előírások megsértéséért. Már ebben az időszakban szükség lett volna olyan dokumentum ellenőrző és biztonsági rendszerre, amely audit trail (naplózási) funkciót biztosít. Ennek ellenére, 2019-ben a cég újabb bűncselekményeket ismert el, mint pl. a képzési nyilvántartások meghamisítását, valamint azt, hogy csapatokat küldött a hajóra, hogy az ellenőrzések előtt próbálják helyrehozni az esetleges környezetvédelmi előírásokat sértő pontokat, mi több kapcsolatba léptek az USA parti őrségével is és megpróbálták újra definiálni, hogy mikor minősül a környezetvédelmi tervük nem megfelelőnek. A nagy szervezetek közötti korrupció megszüntetése – ha nem is lehetetlen, de nagyon nehéz feladat– mindazonáltal a központosított munkafolyamatok és a megfelelőségi intézkedések ellenőrzése egy dokumentumkezelő rendszeren keresztül előrelépést jelenthet az ügyben és fokozhatja a vállalatok jogi megfelelőségét is.

OKTATÁSI INTÉZMÉNYEK

A hackerek által elkövetett adatsértési támadások harmadik leggyakoribb célpontjai az oktatási intézmények, akik közvetlenül az egészség- és pénzügyi szolgáltatásokat biztosító vállalatok után állnak. 2017-ben több mint 1,9 milliárd nyilvántartást loptak el oktatási intézményekből, a jogsértések 74%-ának oka a személyazonosság lopás volt. Az elektronikus dokumentumok biztonságának hiányában az oktatási intézmények kitűnő célponttá válnak, mivel személyazonosításra alkalmas adatokat tárolnak pl. TB számot, bankszámlaszámot stb. Az adatsértéssel járó pontos költségek függenek a jogsértés mértékétől és a perek rendezésének költségeitől, mindazonáltal a Ponemon Institute becslése szerint az ezek átlagos költsége $200/akta, amellyel az oktatási intézménynek kell számolnia. A felhőalapú DMS rendszer segítséget nyújthat ezeknek az intézményeknek, az erős biztonsági protokollok, a naplózó rendszerek és egyéb speciális eszközök, mint pl. az optikai karakterfelismerés által.

ÖSSZEGZÉS

Mivel az adatok rendkívül értékesek mindenféle iparágban, ezért minden vállalatnak gondoskodnia kell a dokumentumok biztonságos és jól strukturált módon való megőrzésről. Rendkívül fontos felmérni, hogy az Ön vállalkozása számára az adatvesztés kockázata vagy költségvonzata a fontosabb, mivel ez a döntés egy potenciális fejlődési lehetőség a cég számára. Minden vállalatnak megvannak a maga erősségei és gyengeségei. Egy dokumentumkezelő rendszerbe történő beruházás előtt gondosan értékelje ki a vállalata munkafolyamatait és hogy milyen biztonsági kötelezettségeknek kell eleget tennie, hiszen maguknak a DMS szolgáltatóknak is megvannak az erősségeik és gyengeségeik.

Egyetérthetünk tehát abban, hogy a vállalkozás sikeréhez a szervezés elengedhetetlen. A felhő alapú dokumentumkezelő szoftverek pedig kollaborációs eszközöket, verziókezelést és dokumentumkövetési protokollokat is kínálnak számunkra ehhez, természetesen számos más hatékony szolgáltatás mellett. Ha kétségei, vagy nehézségei támadtak, vegye fel a kapcsolatot egy megbízható DMS szolgáltatóval, aki segít megérteni, hogy mit érdemes Önnek keresnie egy dokumentumkezelő rendszerben.