5 Eszköz, amellyel hatékonyan kezelheti adatait

Az információk hozzájárulnak a jobb döntéshozatalhoz. A listán szereplő eszközök pedig pontosan ebben segítenek Önnek, valamint a versenyképesség megszerzésében, amely szükséges az egyre növekvő versenyhelyzetben való fejlődéshez. Függetlenül attól, hogy Ön egy helyi kisvállalkozást működtet, vagy egy nagy nemzetközi vállalat fejese, az adatok hatékony kezelése rendkívül fontos. Noha a kézi adattárolás és -kezelés egy rövid távú, egyszerű megoldás lehet, ez a megközelítés nem segíti elő a jövőbeli üzleti növekedést. Éppen ezért, egyre több vállalat fektet be üzleti adatkezelő és elemző megoldásokba. A Statista adatai szerint az üzleti adatelemzési piac becsült értéke 168,9 millió dollár és 2022-re várhatóan ez a szám 274,3 milliárd dollárra emelkedik majd. A Big Data és az üzleti adatelemzési piac mérete. Forrás: Statista Tehát, alapvető fontosságú, hogy megbízható adatkezelő eszközök álljanak rendelkezésre, amelyeket kifejezetten üzleti célokra terveztek. Vizsgáljunk meg tehát néhány alkalmazást, amely segít Önnek hatékonyan kezelni adatait és ezáltal korszerűsíteni munkafolyamatait.

A DEDIKÁLT ADATKEZELÉS FONTOSSÁGA ÉS ELŐNYEI

A sikeres vállalkozások mindig az adatokra támaszkodnak, ugyanis ezek segítik őket a döntéshozatalban, a strukturálásában és az ügyfélszolgálat fejlesztésében is. Nézzünk meg néhány példát: Minden cég, függetlenül attól, hogy kicsi vagy nagy, generál adatokat. Gondoljunk csak a saját weboldalunkra vagy közösségi média oldalakra; ezek magukban foglalják a látogatottsági adatokat, a felhasználói élményre vonatkozó információkat, a tartalmi interakciókat, a webes forgalmi adatokat és még sok minden mást. Mindez lehetőséget ad arra, hogy megtanítsa a cégeket, hogyan váljanak ügyfél-központúbbá és szervezettebbé. Az előbb említett fájlokon felül, a vállalatok hatalmas adatállományokkal rendelkeznek, melyek tartalmaznak prezentációkat, képeket, videókat, PDF-eket, szöveges dokumentumokat, audio fájlokat, táblázatokat és egyéb dokumentumokat. (gyakran „strukturálatlan adatoknak” nevezzük őket). Ha nem rendszerezi ezeket a fájlokat egy dokumentumkezelő rendszer segítségével, akkor megnehezíti a munkavállalók mindennapjait, amely kihat a vállalat teljesítményére és a változó igényekhez való alkalmazkodási képességére is. Ezért rendkívül fontos a megfelelő adatkezelés.

Patrick Rowe, a TopWritersReview üzleti elemzője az adatkezelést úgy határozza meg, mint „üzleti adatok gyűjtésének, érvényesítésének, tárolásának, feldolgozásának és védelmének folyamatát, amely megfelel mind a belső felhasználók, mind a külső megbízható érdekeltek igényeinek”. Ezen célok elérése azonban nem könnyű, mivel a vállalatok által generált legtöbb adat strukturálatlan, azaz nem könnyű keresni sem, de elemezni még nehezebb. A hatékony adatkezelés érdekében tehát a cégeknek szükségük van digitális eszközökre és rendszerekre. Szerencsére számos könnyen megtanulható és hatékony adatkezelési eszköz létezik, amelyeket kifejezetten a vállalkozások számára fejlesztettek. Kezdje a kiválasztási folyamatot annak meghatározásával, hogy mit akar elérni ezekkel az eszközökkel (Hatékonyabb fájlkezelést? Az adatok nagyobb biztonságát? stb.)

ADATKEZELŐ RENDSZEREK, MELYEK HASZNÁLATÁT ÉRDEMES MEGFONTOLNIA

Az alábbi 5 eszköz használata elengedhetetlen, ha üzleti adatkezelésről van szó.

OPENKM

A listánk első eleme egy kiváló, nyílt forráskódú dokumentumkezelő rendszer, amelynek célja, hogy egy egyszerű felhasználói felületen keresztül tegye lehetővé a strukturálatlan adatok kezelését és feldolgozását. Az OpenKM-et használó szervezetek a különböző forrásból begyűjtött adatokat egyetlen területen és felületen keresztül tárolhatják, tekinthetik meg és dolgozhatják fel.

Íme néhány funkció, amelyből a vállalkozásoknak további előnye származhat:

• Dokumentumkezelés: Ez a tartalomkezelő szoftver lehetővé teszi a digitális és fizikai dokumentumok (szkenner segítésével rögzíthetők) tárolását, kezelését, feldolgozását.
• Email menedzsment: Lehetővé teszi a különböző szolgáltatóktól származó e–mailek kezelését, automatikus importálását és rendezését, valamint a Google Contacts-al való szinkronizálást, és a metaadat felismerést.
• Vírusvédelem.
• Microsoft Office és Open Office bővítmények, a szöveges dokumentumok, táblázatok, prezentációk letöltésére, kezelésére és tárolására.
• Helyi és OpenKM fájlok közötti szinkronizációs lehetőség.
• Több, mint 10 nyelven érhető el.
• Különböző méretű vállalatok értékelték az alkalmazást egy független weboldalon keresztül. Ezeket az értékeléseket a linkre kattintva tekintheti meg.

GOOGLECLOUD

Ezt a felhőalapú megoldást arra tervezték, hogy segítse a vállalatokat a migrációban és az adatok kezelésében. A Google szerint az adatbázisok 75%-a fog a felhőre átkerülni az adatok tárolása és kezelése céljából, amely egy új korszak kezdetét jelzi, ahol a legtöbb vállalat kihasználja az üzleti elemzés adta lehetőségeket.

Vizsgáljuk meg a Google Cloud adatkezeléssel kapcsolatos szolgáltatásait:

• PostgreSQL, MySQL és SQL server beállítása és kezelése a felhőben.
• Valós idejű elemzések, nagyszabású események, fejlett prediktív elemzések a BigQuery használatával.
• Gyors és teljesen menedzselt felhőadattárház.
• A BigQuery’s BI motor segítségével gyorsan érhet el interaktív és vizuális analitikákat.
• A Google Docs által mindenféle Office dokumentumot megtekinthet.

Ezzel a gazdag funkcionalitással nyerte el az ’Év vállalata’ címet a Google Cloud a Dive Awards-on.

CMISSYNC

Ennek az eszköznek a fő előnye, hogy lehetővé teszi a vállalatok számára a szervezeti dokumentumok számítógéppel történő szinkronizációját, ezáltal az alkalmazottak hatékonyabban tudják az adatokat kezelni, akár offline is. CmisSync nagyon hasonlóan működik, mint a DropBox – ami egyébként szintén szerepel a listánkban – és melyet kifejezetten üzleti és professzionális felhasználásra terveztek.

Mitől jó választás ez az eszköz, ha üzleti adatkezelésről van szó?

• Lehetővé teszi a munkával kapcsolatos dokumentumok és mappák szinkronizálását az alkalmazottak számítógépével.
• A szinkronizálandó fájlok kiválaszthatók. A bizalmas adatokhoz való hozzáférés korlátozása érdekében szabályozható a szinkronizálandó fájlok listája.
• Könnyen elérhető fájlok és mappák.
• Az internacionális vállalatokra tekintettel 10 különböző nyelven érhető el az alkalmazás.
• Azonnali hozzáférés, a szinkronizáció akkor kezdődik, amikor a felhasználó kapcsolódik az internethez.

DROPBOX

A Dropbox for Businesses (Vállalati Dropbox) egy jól ismert adattároló és menedzsment eszköz, melyet a szervezetek számára fejlesztettek a fájlokhoz való hozzáférés és kollaboráció érdekében.

Itt egy lista arról, hogy mit tud nyújtani az alkalmazás:

• Számos tárolási ajánlat közül választhat. Nem számít, hogy hány terrabyte adatot kell tárolnia az interneten, a Dropbox „annyi helyet tud biztosítani, amennyire a csapatának szüksége van”.
• Hatékony szinkronizálási és adatvédelmi lehetőségek az illetéktelen hozzáférés megakadályozása érdekében.
• Jelszóval védett linkek küldése és a letöltés kikapcsolásának lehetősége.
• Lehetővé teszi a fájlokhoz való hozzáférést, még akkor is, ha nincs elegendő lemezterület a gépünkön.
• A felhasználói tevékenység és a hozzáférési jogok monitorozása.
• Több, mint 300 000 kapcsolódó alkalmazás, amellyel kibővítheti a funkcionalitást és megkönnyítheti a csapat munkáját.

CHARTIO

A listánk utolsó eleme egy adatelemző szoftver, amelyet arra terveztek, hogy lehetővé tegye a vállalkozások számára a felhőalapú adatok feltárását és elemzését. A Chartio használata széleskörű, egyaránt használják adatelemzők, vezetők, marketingesek, értékesítők és projekt csapok. Például, a marketing csapat használhatja az alkalmazásból származó adatok feldolgozására és elemzésére, amely alapján kiértékelhetik a marketing teljesítményét.

Chartio szolgáltatásainak listája a vállalatok számára:

• Üzleti adatkinyerés és adattárház.
• Létrehozhatunk vele üzleti jelentéseket, nyomon követhetjük a mérőszámokat és a különböző üzleti mutatókat.
• Adatok demokratizálása (ami annyit jelent, hogy elérhetővé tesszük az adatokat a nem műszaki felhasználók számára is, az IT bevonása nélkül.)
• A korábbi üzleti adatok elemzése és a vállalati mutatók alakulásának követése.
• Egyedi dashboardok (vezérlőpult, felhasználói felület). A marketing, az értékesítés, a termékfejlesztés előrehaladásának vizuális megjelenítéséhez és számszerűsítéségez használják.
• Az értékesítés megtérülésének számszerűsítése. (ROI – Return on Investment)
• Értékesítési előrejelzések a rendelkezésre álló üzleti adatok alapján.

ZÁRÓ GONDOLATOK

Minden vállalkozás sok információt generál, de nem mindenki rendelkezik azzal a képességgel, hogy értékteremtő módon szervezze, kezelje és dolgozza fel azokat. A listán szereplő eszközök ebben segítenek Önnek, valamint megszerezni azt a versenyképességet, amely szükséges az egyre növekvő versenyhelyzetben való fejlődéshez.