Hogyan javítsuk az ügyfél és partnervállalatokkal való kommunikációt?

A legtöbb cég számára kihívást jelent a partnerekkel, valamint az ügyfélvállalatokkal való kommunikáció, – ez alatt nem csak a szóbeli, de papíralapú információt cserét értjük – például dokumentumcsere. Ez egy rendkívül kritikus folyamat, melynek célja, hogy gyors és megbízható eljárásokat és tartós kapcsolatokat építsünk ki. Mondhatjuk, hogy az ügyfelek elégedettsége a vállalkozás alapját képezi, ezért elengedhetetlenül fontos. Ugyanakkor a hatékony és megbízható gyakorlati megvalósítás nem egyszerű feladat, számos olyan eset fordulhat elő, mint például a fizikai dokumentumok elvesztése/elkeveredése, strukturálatlan dokumentumkezelés, e-mailekre való késedelmes válaszok stb., amelyek eredményeként megromlik a kapcsolat az ügyfél és a beszállító között.

Hogyan küszöbölhetjük ki ezeket a problémákat?

Elektronikus dokumentumcsere

Az elektronikus dokumentumcserét lehetővé tevő rendszer célja, hogy biztonságosabbá, gyorsabbá, olcsóbbá, valamint korszerűbbé tegye az ügyfelek és a szállítók közötti kommunikációt. Ha a vállalatok kvázi „delegálják” ezt a felelősséget – tehát egy olyan rendszerre hagyják, melynek ez a feladata, akkor jobban ki tudják használni meglévő erőforrásaikat, valamint nagyobb elégedettséget érhetnek el a gyorsabb és megbízhatóbb folyamatok által.

Egy ilyen rendszer:

• Segít a vállalat és az ügyfél között mozgó dokumentumok tárolásában.
• Az automatizmusok bevezetése (pl. megrendelés, számla, riport generálás) által időt takarít meg.
• Adatvesztés és adatmanipuláció elleni védelmet biztosít.
• Lehetővé teszi, az e-mailek, mint elsődleges kommunikációs eszköz megszüntetését.
• Strukturált és logikus módon szervezheti dokumentációit.
• Lehetővé teszi a dokumentumokhoz való gyors hozzáférést.
• Segít a vállalatoknak az ügyfelekkel és beszállítókkal fennálló kapcsolatok megerősítésében.
• Felszámolja a nyelvi akadályokat. A szoftveren keresztül könnyedén kezelheti az összes szükséges dokumentációt a különféle országok vásárlói/szállítói között.
• Hogyan lehet “win-win” kapcsolatot létesíteni az ügyfelek és a beszállítók között?
• A “win-win” koncepció fő célja az, hogy megtaláljuk az érdekegyensúlyt az ügyfél és a szállító között. Vagy mondhatjuk úgy is, hogy: ”Ha az ügyfelek nyernek, akkor mi is nyerünk.” Ez a hozzáállás jótékony hatást fejt ki, és így javítja a szolgáltatások és az üzleti folyamatok minőségét mindkét oldalon.

A “win-win” kapcsolat kialakításának főbb aspektusai:

• Vállalati és személyes empátia kialakítása.
• Átláthatóság biztosítása.
• Kölcsönös célok meghatározása.
• Tisztelet és őszinteség.
• Fizetési feltételek, árak, garanciák meghatározása.

Ezen feltételek a vállalat és az ügyfelek által kialakított kapcsolat alappillérei, amely pozitív hatással van az üzletre és javítja a termékek minőségét, valamint a fogyasztói elégedettséget is. Nem szabad alábecsülnünk a közösségi média (Facebook, LinkedIn, Youtube, Twitter, ..), az előre jelző rendszerek, az adatbányászati eszközök (mesterséges intelligencia, Big data), a felhőszolgáltatások stb. használatának jelentőségét sem. Ezek a szolgáltatások kiegészítik egymást és hozzájárulnak a szorosabb és megbízhatóbb kapcsolat fenntartásában.

Az OpenKM új E2D modulja lehetővé teszi a beszállító és az ügyfél közötti könnyed dokumentumcserét az Interneten keresztül biztonságos módon. A modul működéséről és előnyeiről érdeklődjön a www.openkm.hu weboldal kapcsolatfelvételi űrlapján keresztül.