Elektronikus dokumentumkezeléssel támogatott vállalti folyamatok: Megrendelés kezelés
Az elveszett megrendelés több, mint kidobott pénz!
Annak ellenére, hogy a megrendelések generálják a vállalkozások
bevételét, gyakran megtörténik, hogy a szervezet (legyen akár
kereskedő, gyártó vagy szolgáltató) nem képes hibamentesen
feldolgozni ezeket. Mi ennek az oka?
A vállalati folyamatok
gyakran „történelmileg alakulnak”, mint az olyan utak, amelyek két
település között nem az optimális vonalat követik, hanem minden öreg
fát és nagyobb követ megkerülve érnek célba. Röviden van egy, a
vállalkozás korai, néhány főt foglalkoztató szakaszában kialakult
gyakorlat, ami évekkel ezelőtt még megfelelően működött, de a
szervezet fejlődésével már nem eléggé hatékony.
Változnak a
megrendelők igényei is. Már nem feltétlenül akarnak személyesen
„befáradni” az irodába, hanem inkább e-mailen, vagy más elektronikus
úton rendelnének. Persze olyan ügyfelek is akadnak, akik igénylik a
személyes kapcsolattartást, tanácsadást. Nem léptek be (és nem is
akarnak belépni) a digitális világba, de ettől még fontosak a
vállalkozás számára. A megrendelések tehát különféle csatornákon
keresztül érkezhetnek, de végül egy mederbe kell terelni őket.
Gyakori
továbbá, hogy a megrendelésekkel „valami baj van”: nem teljeskörűek
az adatok, vagy átmeneti anyaghiány miatt hátra kell sorolni őket.
A
példák is mutatják, hogy a megrendelések hatékony feldolgozásának
expressz vonata számtalan helyen tud kisiklani, vagy mellékvágányra
futni.
A digitalizáció nem csodaszer, de megoldást adhat
ezekre a problémákra. Egy-egy megrendeléshez mindig tartozik egy
digitális vagy papír alapú dokumentum. A DMS rendszerek segítségével
ezeket átlátható, hatékony, automatizált folyamatokba lehet sorolni.
Így a vállalkozások képesek lesznek jelentősen csökkenteni
a manuális munkát és a hibalehetőségeket. Az automatizált folyamatok
és az adatokhoz való gyors hozzáférés segíti a dolgozókat a
hatékonyabb és pontosabb munkavégzésben, ami növeli a
termelékenységet és csökkenti a hibák számát.
A DMS, ERP és
CRM megoldások integrált rendszere teljeskörűen lefedheti a
vállalati folyamatokat, így a megrendelés beérkezésétől a gyártáson
keresztül a kifizetett vételár beérkezéséig minden figyelemmel
kísérhetővé válik. Átláthatóvá teszi a működést, mérhetővé a
folyamatok egyes elemeit.
"Amit nem tudunk mérni, azon nem
tudunk javítani!" - Lord Kelvin