Mi fáj? Gyere, mesélj! A cégnek működnie kell…

Péter barátom üzemvezetője nemrég tragikus hirtelenséggel elhunyt, és Péternek szembesülnie kellett azzal, hogy bár a munka folytatásához szükséges információk le vannak írva valahol az üzemvezető számítógépén, a megtalálásuk komoly nehézségekbe ütközik.

Ha egy kulcsfontosságú posztról távozik egy munkatárs, akkor a sikeres pótlásának egyik legfontosabb eleme az információk átadása. Egészen pontosan az információ áramlás folytonosságának biztosítása. Ehhez elengedhetetlen a munkakörhöz szükséges kompetenciák pontos meghatározása, és az irányításhoz, döntéshozatalhoz szükséges információk rendelkezésre állásának biztonságos megoldása. Péter barátommal közösen elemeztük az üzemvezető feladatait, mert a cégnek működnie kell. Ezeket folyamatokra bontottuk, és listába szedtük, hogy a folyamatok üzemeltetéséhez szükséges információkat milyen forrásból lehet elérni. Többek között technológiai leírások, szerződések, számlák, minőségi bizonyítványok, ellenőrzési jegyek szerepeltek a listán. Ezek szabályozott keretek között történő kezelésére az OpenKM kiválóan alkalmas, így megállapodtunk, hogy a munkatársaimmal létrehozunk egy olyan konfigurációt, ami megfelel az igényeknek.

Azzal, hogy meghatároztuk a szükséges információkat, és azok forrását, a régi kolléga anyagai között is könnyebben meg lehetett találni a hiányzó dokumentumokat. Az információk OpenKM-be történő rendszerezésével, rögzítésével és közzétételével pedig biztosítottuk, hogy egy következő váltáskor már ne legyen gond az információ áramlás folytonosságának biztosítása. Persze ezzel még nem oldottunk meg mindent, de kezdetnek jó lesz!