Veled is megtörtént már: Szia Réka, nem találom a szerződést, amit átküldtél. Tudnál segíteni?
A dokumentumkezelés során az egyik leggyakoribb probléma, amely
felmerülhet, hogy nem találjuk meg az információt, amikor arra
szükség van. Azokkal, akik dokumentumokkal dolgoznak biztosan
megtörtént már hasonló Messengeres párbeszéd: "Szia Réka, nem találom a szerződést, amit átküldtél. Tudnál segíteni?".
Könnyű elveszíteni
a fonalat, amikor egyszerre több platformon keresztül érkezhetnek
hozzánk információk pl. papír alapon, email-ben, Teams-en stb.,
attól függően, hogy ki melyik platformot preferálja. Ahogy arra a
korábbi bejegyzéseinkben már rávilágítottunk, munkaidőnk jelentős
részét effektív munka helyett, az információk „üldözésére”
pazaroljuk el.
Megfelelő dokumentumkezelési
stratégia hiányában ez a „mókuskerék” nem érhet véget:
1.
Várunk egy információra..
2. Nem érkezik meg időben..
3.
Elkezdjük keresni..
4. Nem találjuk..
5.
Rákérdezünk, annál, akitől várjuk..
6. Ezért, ő is elkezdi
keresni..
7. Jelzi, hogy hol és mikor küldte el..
8.
Tovább keressük, a kapott információk alapján..
10. Még
mindig nem találjuk..
11. Bekérjük újra..
12.
Elküldik újra.. (Duplikáltan, nagyobb tárhelyigény és rengeteg idő
és plusz munka)
Milyen problémákat okoz ez
munkavállalói és szervezeti szinten?
⛔️ Időigényes. (Van,
hogy napokba telik egy dokumentum újra bekérése.)
⛔️
Erőforrásigényes. (Legalább egy, de olykor több munkavállaló is
keresni kezdi.)
⛔️ Ezáltal, költséges is (az erőforrások és
a ráfordított idő miatt, amelyet értékteremtő feladatra lehetne
fordítani).
⛔️ Rontja a munkavállaló lelkesedését, hiszen
nem áll rendelkezésére a számára fontos információ. Frusztrációt és
többletfeladatot okoz.
⛔️ Felesleges lépés, amely
kiküszöbölhető.
⛔️ Gyakoribb a késedelem és a
mulasztás.
Megoldás: Egy dokumentumkezelésre alkalmas megoldás bevezetése, amely egyértelművé teszi a felhasználók, munkavállalók, vezetők, beszállítók és ügyfelek számára, hogy az információkat kinek, mikor és hova kell tárolni. Az OpenKM professzionális funkcionalitással rendelkező, kis- és középvállalatok számára is megfizethető dokumentumkezelési megoldás. Ha veled is megtörtént már, akkor kérj ingyenes bemutatót szakértőinktől és beszéljük meg igényeidet.