Mi a különbség a DMS és a CRM rendszerek között?

A DMS (Document Management System, magyarul dokumentumkezelő rendszer) és a CRM (Customer Relationship Management, magyarul ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer) két eltérő szoftverrendszer, amelyek különböző üzleti területeket és célokat fednek le. Előbbi egy olyan szoftvertermék, amely alkalmas a vállalat által kezelt összes dokumentum tárolására, kezelésére és megosztására, míg a CRM rendszer elsődleges célja az ügyfelekkel való kommunikáció és kapcsolattartás biztosítása, valamint az értékesítési folyamat optimalizálása.

Miért érdemes DMS-t használni?

A dokumentumkezelő rendszer több, mint pusztán a dokumentumok és adatok tárolására és szerkesztésére alkalmas szoftvertermék. A megfelelő stratégia kialakításával és szakértelem bevonásával egy olyan DMS rendszert alakíthat ki a vállalata számára, amely tudástárként, illetve információtárként is szolgál. Ezáltal könnyedén találhat meg információkat, állíthat elő riportokat és hozhat döntéseket megbízható és naprakész adatok alapján. A szellemi munkát végző alkalmazottak munkaidejük jelentős részét töltik különböző fájlok létrehozásával és szerkesztésével, de a Cottrill Research korábbi összefoglalója szerint legalább ennyi időt töltenek az információk visszakeresésével is. Íme néhány figyelemfelkeltő statisztika: „Az Interact szerint az üzleti idő 19,8 százalékát - ami egy munkanapnak felel meg egy munkahéten - az alkalmazottak arra pazarolják, hogy a munkájuk hatékony elvégzéséhez szükséges információkat keressék.” [1] Ugyanerre a következtetésre juthatunk a McKinsey-jelentést áttekintve is, amely szerint a munkavállalók naponta 1,8 órát töltenek az információk keresésével és összegyűjtésével, ami hetente átlagosan körülbelül 9 órát vesz igénybe. [1] Egy olyan dokumentumtár bevezetésével és segítségével, mint amilyen megoldást az OpenKM is kínál, másodpercek alatt találhatja meg a keresett információkat a dokumentumok tartalmának teljes szöveges kinyerése, illetve a fejlett keresési lehetőségeknek köszönhetően. Amennyiben szeretné megtudni ezen rendszer használatának további előnyeit, kérjük látogasson el az OpenKM hivatalos magyar nyelvű honlapjára.

Miért érdemes CRM rendszert használni?

A DMS rendszerrel ellentétben, a CRM rendszer nem a vállalat által kezelt összes dokumentumtípus tárolására kifejlesztett megoldás. Az ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer legfőbb célja az üzleti kapcsolatok javítása, azaz kifejezetten az ügyfél- és vevőinformációk tárolására, az értékesítési és marketingtevékenységek nyomon követésére és a kapcsolattartással kapcsolatos dokumentumok kezelésére alkalmas célszoftver. [2] Egy ilyen jellegű szoftver használatának további előnyei:

• Jobb ügyfélélmény: A CRM rendszer lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy személyre szabott kommunikációt nyújtsanak az ügyfeleik számára, ami javítja az ügyfélélményt és növeli az elégedettséget.
• Hatékonyabb értékesítési folyamat: A CRM rendszer lehetővé teszi az értékesítési folyamatok nyomon követését, az értékesítési lehetőségek és a feladatok kezelését, ami javítja az értékesítés hatékonyságát és növeli a bevételt.
• Jobb üzleti döntéshozatal: A CRM rendszer segítségével a vállalkozások könnyen nyomon követhetik az ügyfélkapcsolatokat, az értékesítési és marketingtevékenységeket, az ügyfél adatokat, ezáltal pedig hatékonyabb üzleti döntéseket hozhatnak.
• Nagyobb hatékonyság: A CRM rendszer automatizálja az ügyfélszolgálati folyamatokat és a kommunikációt, csökkenti az adminisztrációs terheket, és lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy több időt szenteljenek az ügyfélkapcsolatok kiépítésére és erősítésére.
• Néhány példa a legnépszerűbb CRM rendszerekre: Salesforce, HubSpot, Zoho CRM, Microsoft Dynamics 365 stb. [3] Amennyiben szeretne még többet megtudni az ügyfélkezelő rendszerek előnyeiről, olvassa el korábbi bejegyzésünket ide kattintva.

Konklúzió

A DMS és CRM rendszerek egyidejű használata tehát nem kizárt, mivel alapvetően különböző üzleti területeket fednek le, illetve különböző célokat valósítanak meg. A dokumentumtár lehetőséget ad általánosan a vállalat által kezelt összes dokumentumtípus strukturált, verziókezelt és automatizált módon történő tárolására, míg a CRM bevezetésével tovább optimalizálhatja az értékesítési folyamatot és egy kifejezetten erre a célra fejlesztett eszközön követheti nyomon az ügyfelekkel történő kommunikációt, illetve ezen dokumentumok, ügyek és esetek teljes életciklusát. Hogy az Ön számára, mely rendszer, vagy mely rendszerek bevezetése nyújtaná a legnagyobb előnyt, az függ az Ön vállalatának működésétől, céljaitól és annak egyedi igényeitől. Szakszerű információkért forduljon hozzánk bizalommal.

Felhasznált források

[1] Various Survey Statistics: Workers Spend Too Much Time Searching for Information [2] What is CRM? [3] Top 10 Best CRM Software Tools in 2023 (Latest Rankings)