Veled is megtörtént már: „Szia Réka, nem találom a szerződést, amit átküldtél. Tudnál segíteni?”

A dokumentumkezelés során az egyik leggyakoribb probléma, amely felmerülhet, hogy nem találjuk meg az információt, amikor arra szükség van. Azok, akik dokumentumokkal dolgoznak biztosan találkoztak már hasonló Messengeres párbeszéddel.

Könnyű elveszíteni a fonalat, amikor egyszerre több platformon keresztül érkezhetnek hozzánk információk pl. papír alapon, email-ben, Teams-en stb., attól függően, hogy ki melyik platformot preferálja. Ahogy arra a korábbi bejegyzéseinkben már rávilágítottunk, munkaidőnk jelentős részét effektív munka helyett, az információk „üldözésére” pazaroljuk el. Megfelelő dokumentumkezelési stratégia hiányában ez a „mókuskerék” nem érhet véget:

  1. Várunk egy információra.. 2. Nem érkezik meg időben..  3. Elkezdjük keresni..  4. Nem találjuk..  5. Rákérdezünk, annál, akitől várjuk..  6. Ezért, ő is elkezdi keresni..  7. Jelzi, hogy hol és mikor küldte el.. 8. Tovább keressük, a kapott információk alapján..  10. Még mindig nem találjuk..  11. Bekérjük újra..  12. Elküldik újra.. (Duplikáltan, nagyobb tárhelyigény és rengeteg idő és plusz munka)

 

Milyen problémákat okoz ez munkavállalói és szervezeti szinten?

⛔️ Időigényes. (Van, hogy napokba telik egy dokumentum újra bekérése.)

⛔️ Erőforrásigényes. (Legalább egy, de olykor több munkavállaló is keresni kezdi.)

⛔️ Ezáltal, költséges is (az erőforrások és a ráfordított idő miatt, amelyet értékteremtő feladatra lehetne fordítani).

⛔️ Rontja a munkavállaló lelkesedését, hiszen nem áll rendelkezésére a számára fontos információ. Frusztrációt és többletfeladatot okoz.

⛔️ Felesleges lépés, amely kiküszöbölhető volna.

⛔️ Gyakoribb a késedelem és a mulasztás.

 

Megoldás:

Egy dokumentumkezelésre alkalmas megoldás bevezetése, amely egyértelművé teszi a felhasználók, munkavállalók, vezetők, beszállítók és ügyfelek számára, hogy az információkat kinek, mikor és hova kell tárolni.

Az OpenKM professzionális funkcionalitással rendelkező, kis- és középvállalatok számára is megfizethető dokumentumkezelési megoldás. Kérjen ingyenes bemutatót szakértőinktől és beszéljük meg igényeit.